Dans le cadre de la vérification de la bonne utilisation des subventions publiques versées, les associations qui ont bénéficié d’une aide financière doivent fournir des documents.
Cette obligation n’est pas nouvelle, mais c’est la modalité qui change pour les subventions 2024. Le portail des associations vous permet en effet en quelques clics de télécharger les pièces demandées et de saisir les informations requises, selon le type de subvention.
Pour quoi ?
- Une obligation règlementaire
Tout financement public fait l’objet d’un contrôle a posteriori, quelque soit le montant et le type de subvention (fonctionnement global, projet ou investissement). Il s’agit de vérifier que les sommes versées ont bien été utilisées comme cela était prévu au départ. - Un préalable obligatoire avant toute nouvelle subvention
L’attribution d’une subvention est en effet conditionnée par la justification des subventions votées antérieurement.
Cadre juridique de référence :
- Une évaluation des actions menées sur le territoire
Cette étape permet de recueillir des informations sur le déroulé des actions, leurs impacts et de faire le point sur les points positifs et les éventuelles pistes d’amélioration.
Quand ?
La démarche doit être faite dans les 6 mois qui suivent la fin de l’exercice comptable pour laquelle la subvention a été accordée.
La vérification se fait donc en année N (année en cours) pour les subventions de l’année N-1 (année de subvention).
Exemple : une association qui a reçu en 2024 une subvention doit faire la démarche de justification pour le 30 juin 2025
Comment faire ?
Les associations ont reçu un mail à partir de l’adresse qui a été renseignée sur le portail ; ce mail indique qu’une ou plusieurs justifications doit/doivent être faites.
Vous devez donc vous connecter à votre espace usager (comme vous l’aviez fait pour faire la demande de subvention) et aller dans l’onglet « sollicitations » pour trouver les subventions à justifier.
CONSEILS :
- Lisez bien la notice explicative
- Préparez à l’avance les documents à télécharger au bon format.
Quels éléments fournir ?
Quelque soit la nature de la subvention perçue (fonctionnement global, projet récurrent ou exceptionnel investissement), des éléments sont à fournir :
Type de subventions
Éléments à fournir pour la Justification
Contenu
Éléments à fournir pour la Justification
Modalités de justification
Dans tous les cas (subvention de fonctionnement global, projet et investissement)
– PV d’Assemblée Générale N
– Rapport d’activité N-1
– Comptes clôturés et signés N-1
Pour les associations concernées :
– Rapport CAC N-1
– Balance comptable définitive N-1 (format xls ou csv)
– Attestation ou publication de la rémunération des trois plus hauts cadres ainsi que leur rémunération en nature (année N-1)
– Grand Livre N-1
Fichiers à télécharger
(Attention au format)
Pour les subventions « projet »*
Compte-rendu financier comprenant 3 parties :
– Le bilan qualitatif ;
– Le tableau de synthèse ;
– L’annexe
Saisie sur la plateforme
Pour les subventions d’investissement*
La ou les factures datées et établies au nom de l’association
Fichiers à télécharger
Pour les subventions liées à :
– L’appel à projet Relations internationales*
– L’appel à projet quinzaine de l’Arménie*
Un compte-rendu financier Ville d’Aix est à compléter (modèle sur la plateforme)
Fichiers à télécharger
Pour aller plus loin :
