Chargé d’administration générale (h/f)

La Ville recrute par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle un chargé d’administration générale (h/f).

Pour la direction des services aux publics – Service de l’État Civil
Catégorie B – Filière administrative

Affecté au service Etat civil au sein de la Direction des services aux publics, le chargé d’administration générale assure la veille juridique du service, participe à l’élaboration des procédures et à la sécurisation des actes. Il gère et pilote la mise en place du suivi règlementaire des documents de l’état civil en lien avec le Tribunal Judiciaire et le Procureur de la République. Il coordonne le suivi et la gestion des outils dédiés et assure la diffusion et le développement des actions de communication liées à l’état civil. Il assiste le chef de service dans la gestion de ses activités.

ACTIVITÉS

Assurer le suivi règlementaire des documents de l’état civil selon la règlementation :

• Mettre en place les outils de gestion relatifs aux archives
• Identifier les différentes phases de sauvegarde des documents de l’état civil, organiser l’archivage selon la règlementation
• Préparer les documents à archiver et piloter l’expédition du Tribunal Judiciaire annuellement en gestion directe avec l’outil informatique

Assister le chef de Service dans la gestion de ses activités :

• Gérer les tableaux de bord, les fiches procédures, ainsi que la mise en place de l’organisation du service
• Assister les responsables sur l’organisation du service (planning des congés, mariages…)
• Assurer le suivi administratif et la gestion des documents du service

Assurer la diffusion et le développement des actions de communication liées à l’état civil en coordination avec les services concernés (Insee, entreprises funéraires…) :

• Recenser et mettre à jour les documents distribués aux usagers en lien avec le service communication (logo, charte graphique,…)

Renforcer le Service État Civil

PROFIL

• De formation supérieure juridique, vous disposez d’une première expérience, idéalement sur un poste similaire.
• Vous maîtrisez les procédures administratives, les techniques d’archivage et les outils bureautiques.
• Vous êtes force de proposition et avez le sens de l’organisation.
• Vous maîtrisez les techniques d’accueil et de communication et vous savez travailler en équipe.
• Rigoureux(se) et réactif(ve), vous avez le sens du service public.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Cycle de travail : 38h30
Lieu d’affectation : Hôtel de Ville

Rémunération statuaire + Rifseep + Ticket Restaurant + Prime « vacances » + prestations sociales, familiales & culturelles

Adresser votre candidature (lettre de motivation, CV) accompagnée de votre dernier arrêté de situation administrative (pour les fonctionnaires), avant le 17 juin 2024, à :

Informations complémentaires
Iveta VALLS, Directrice des Services aux Publics - 04 42 91 99 76
Latifa AL FAHSI, Gestionnaire RH - 04 42 91 94 44

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