Chef de service administratif (h/f)

La Ville recrute par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle un chef de service administratif (h/f).

DIRECTION DES MUSÉES D’ART ET D’HISTOIRE
Catégorie A – Filière administrative

Au sein de la DGAS culture, patrimoine, musées et attractivité, la direction des musées d’Art et d’Histoire qui assure la coordination des musées a pour missions de concevoir et mettre en œuvre une politique muséale, rendre les collections accessibles au public le plus large, concevoir et mettre en œuvres des actions d’éducation et de diffusion visant à l’égal accès à tous à la culture. Elle est composée du musées des tapisseries, du musée du Pavillon de Vendôme, du musée du Vieil Aix et du service administration et finances.

Sous la supervision de la Directrice des musées d’art et d’histoire, le/la chef de service administratif met en œuvre, gère et supervise l’ensemble des moyens administratifs, financiers, juridiques et humains nécessaires au fonctionnement des services de la Direction des Musées d’Art et d’Histoire. Il/elle encadre en direct 4 agents (la cheffe d’équipe des agents d’accueil et les 3 sous-régisseurs) et supervise une équipe de 27 agents d’agents d’accueil et de surveillance.
Il/elle participe au pilotage des différents projets muséaux en préparant et optimisant les plans de financement, les recherches de subventions et partenariats et en mettant en œuvre les marchés publics et conventions relatifs aux opérations de la direction.

ACTIVITÉS

Animer et manager une équipe

• Coordonner et superviser l’activité du service
• Gérer les problématiques de personnel : recrutements, congés, absences pour raisons de santé, disciplinaire
• Encadrer et évaluer le personnel du service
• Contrôler la bonne exécution des activités incombant au chef d’équipe
• Assurer les inscriptions et suivi des dossiers présentés au CST, à la CAP et autres instances paritaires
• Élaborer les actes relatifs à la gestion du personnel
• Assurer la mise à jour des fiches de poste, des tableaux de bord relatifs aux effectifs de la direction et le suivi des cycles de travail

Assurer une expertise budgétaire

• Piloter le service comptable de la direction
• Assurer et contrôler l’exécution budgétaire et comptable en lien avec les services de la direction et les services des finances
• Participer à la préparation budgétaire et comptable, élaborer les tableaux de suivi de recettes et de dépenses
• Participer à la préparation de la programmation annuelle des achats
• Optimiser la gestion de la trésorerie
• Assurer les procédures liées aux mandatements et aux titres de recettes
• Superviser les sous-régisseurs des musées, assurer le suivi mensuel des états de caisse, superviser la billetterie et le suivi des stocks des boutiques des musées, superviser la réalisation de l’inventaire annuel des stocks, en lien avec le régisseur général
• Contribuer, en lien avec les services financiers, à la recherche de subventions et mécénats

Assurer une expertise juridique (marchés publics, conventions, arrêtés...

• Rédiger les délibérations, inscription à l’ordre du jour, suivi de leur exécution
• Rédiger les conventions, suivi de leur exécution
• Élaborer les marchés publics, suivi de leur exécution

Assurer un soutien administratif général

• Élaborer et optimiser les outils et procédures liés au bon fonctionnement des services de la direction (courriers, notes internes, tableaux de bords)
• Assurer la diffusion des informations entre les directions supports et les agents de la direction

PROFIL

• De formation supérieure, vous connaissez l’environnement des collectivités territoriales.
• Vous maîtrisez les finances publiques dont la comptabilité publique ainsi que les règles de l’achat public et des marchés.
• Vous savez manager une équipe et aimez le travail en équipe.
• Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et maîtrisez les outils de bureautiques.
• Vous savez construire et suivre des tableaux de bords.
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et faites preuve d’autonomie.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Cycle de travail : 37h30 ou 38h30
Lieu d’affectation : Musée du Pavillon de Vendôme

Rémunération statuaire + Rifseep + Ticket Restaurant + Prime « vacances » + prestations sociales, familiales & culturelles + télétravail possible sous conditions

Adresser votre candidature (lettre de motivation, CV) avant le 2 juillet 2024 à :

Informations complémentaires
Mme Christel PELISSIER-ROY, directrice des musées d’art et d’histoire - 04 42 91 88 75
Mme Charlotte COMMISSAIRE, cheffe de service administration finances - 04 42 91 97 39
Mme Juliette LEMAN, Gestionnaire RH - 04 42 91 93 05

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